Messe- und Event-PR

Messe-PR – Investment in den persönlichen Kundenkontakt

Es ist ein Milliardengeschäft. In jedem Jahr machen Veranstalter von Messen einen Umsatz von 4 Milliarden Euro. Jedes Unternehmen gibt im Schnitt über 250 000 Euro dafür aus, auf Messen präsent sein zu sein. Fast zehn Millionen Menschen strömen Jahr für Jahr in Messehallen, fast drei Millionen davon aus dem Ausland. Für viele tausend Unternehmen ist dies eine hervorragende Gelegenheit, mit Kunden und Partnern persönlich ins Gespräch zu kommen. Damit sind Messen auch eine ideale Plattform für eine nachhaltige und ganzheitliche Öffentlichkeitsarbeit.

Genauso definieren wir bei dot.communications die PR-Betreuung auf Messen, Kongressen und Events für unsere Kunden: Wir kümmern uns um alles – vom inhaltlichen Konzept und Recruiting der Talkgäste bis hin zum Location-Scouting und der Pressepräsenz. Das alles ist Messe- und Event-PR.

Pressearbeit für Events: Ein Bild aus tausend Puzzle-Stücken

Messen oder Events sind oft die Highlights in den Terminkalendern der Unternehmen. An wenigen Tagen kann hier eine maximale Anzahl an qualitativen Leads generiert werden. Dann heißt es volles Programm: Pressekonferenzen, Medienkontakte, Interviews in hoher Taktung. Dazu Gespräche mit Kunden und Stakeholdern, die sich über sinnvoll aufbereitete Informationen freuen.

Gute Messe- und Event-Betreuung beginnt lange vor dem Startschuss. Der Kick-off für die Pressearbeit ist bereits Monate vor dem eigentlichen Ereignis.

Für die PR-Arbeit gilt: Nach dem Event ist vor dem Event

Event-PR ist ein komplexer Mix aus logistischen und inhaltlichen Herausforderungen mit idealerweise klar definierten Zielen.

Wichtige Fragen bei der kommunikativen Vorbereitung von Messen, Kongressen und Events sind:

  • Gibt es einen eigenen Stand oder sind Sie als Unternehmen Partner?
  • Gibt es Räume für Interviews und Gespräche in ruhiger Atmosphäre?
  • Hat die Location ein Podium, auf dem möglicherweise eine Pressekonferenz durchgeführt werden kann? 
  • Wer führt Medien-Besucher über den Stand? Gibt es eine definierte Route?
  • Wann genau kann der Vor-Ort-Check stattfinden? Wo steht was, wo steht wer?


Im Rahmen von Messen und Kongressen hat PR-Arbeit sehr viel mit Logistik zu tun. Wenn die Organisation gut durchdacht ist, hat das Event beste Chancen erfolgreich zu sein.

Und inhaltlich? Auch da beginnt die Event-PR viele Wochen vor dem Event

Die Schwerpunkt-Themen der Messe oder des Events liegen vor, der Presseverteiler steht. Unsere Aufgabe ist es, die richtigen Multiplikatoren auf die Themen aufmerksam zu machen und zu begeistern. Das bedeutet: Vorab-Telefonate führen, Interesse wecken, Termine vereinbaren. Persönliche Gespräche gekoppelt mit strategischer Online-PR sorgen für nachhaltigen Erfolg in der Wahrnehmung Ihres Unternehmens.

Das Puzzle namens Event-PR baut sich mehr und mehr zu einem Gesamt-Bild auf. Wenn wir unseren Job gut machen, zu einem Gesamt-Kunstwerk.

Terminplanung für Messen – eine wichtige Disziplin für PR-Berater

Möglichst viele relevante Journalisten, Influencer, Blogger mit möglichst interessanten Informationen zu versorgen – das ist eine der Hauptaufgabe von uns Kommunikatoren auf Messen und Events.

Zur professionellen Vorbereitung gehört, dass alle relevanten Multiplikatoren schon vorab kontaktiert, ihr Interesse abgefragt und – wenn möglich – Termine vereinbart werden. Wir matchen die Sprecher des Unternehmens mit den Medien-Vertretern, fixieren die Termine und sorgen frühzeitig dafür, dass die Slots in den Terminkalendern stehen, Räume geblockt und Materialien bereitgelegt sind. Viele Details, organisiert, gesteuert und kontrolliert von PR-Beratern, sorgen am Ende für ein rundes Gesamt-Bild der PR-Konzeption der Messe oder des Events.

Der Tag X: Greifen die PR-Maßnahmen?

Messe- und Kongress-Tage sind Großkampftage. Der Auftrag: Kommunikation pur.

Der Countdown läuft ab dem frühen Morgen. Frühzeitig da sein, die Checkliste abarbeiten und das Service-Personal noch einmal darum bitten, ausreichend Getränke bereit zu stellen.

 Und dann beginnt der Marathon durch den Tag:

  • Steter Blick auf den Terminkalender.
  • Den Medien-Gast am Counter abholen.
  • Journalist und Unternehmenssprecher vorstellen und kurz einleiten.
  • Hat der Gast schon seine Unterlagen? Unbedingt übergeben.
  • Immer den nächsten Termin schon im Blick haben.


Wissen die beiden Gesprächspartner, Unternehmensvertreter und Medien-Gast, dass der nächste Slot schon gebucht ist? Nicht zu sehr ins Plaudern kommen. Wenn der Terminkalender erstmal durcheinander ist, bekommen Sie ihn an diesem Tag nicht mehr sortiert.

Volle Konzentration: Messe bedeutet Krisen-Modus. Irgendetwas passiert immer.

Und ganz wichtig: Als professionelle PR-Vertreter begleiten wir im Rahmen unserer PR-Maßnahmen jedes Gespräch. Denn: Kein Interview ohne Nachfragen, die im Nachgang noch einmal fundiert beantwortet werden sollten. Auch das gehört zu einer nachhaltigen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Manchmal entsteht im Pressegespräch auch eine kleine Gesprächslücke. PR-Profis wie wir, sind geschult darin, keine kommunikativen Lücken entstehen zu lassen.

Viel Arbeit für die PR-Agentur – aber auch viel Spaß

Keine Sorge: Dynamische Messetage sind für alle Beteiligten bei aller Hektik ein gewinnbringendes Ereignis. Keine andere Gelegenheit im Jahresterminkalender sorgt so kompakt für fundierte Gespräche. Diese zwei, drei, manchmal vier Messetage können das Netzwerk gewaltig vergrößern. Jede Unterhaltung, jede ausgetauschte Visitenkarte, jeder neue Social Media-Kontakt bei LinkedIn oder Xing trägt dazu bei. Und wo führen Sie die besten Talks mit den besten Ergebnissen? Am Abend bei der Messe-Party. Ihre PR-Agentur sorgt auch hier dafür, dass kein Kontakt verloren geht. Auch das gehört zum Full–Service. Denn jedes gute Gespräch kann der Grundstein sein für ein gutes Geschäft.

Nach der Messe: Die Pressearbeit ist noch lange nicht zu Ende

Der Messestand – abgebaut. Die Halle – leergefegt. Die Arbeit – noch längst nicht zu Ende. Was hat es gebracht? Wie viele Gespräche wurden geführt? Wie viele Clippings wurden generiert? Wie viele Nachfolge-Kontakte mit konkreten Interviews oder Hintergrundgesprächen wurden vereinbart?

Und nicht zu vergessen: Welche Learnings ziehen wir daraus?

Noch hat es keine Messe gegeben, die zu 100 Prozent perfekt gelaufen ist. Aber es gibt beispielsweise Erkenntnisse, welche relevanten Medien bei der nächsten Messe wichtig sein könnten. Die Pressearbeit für die nächste Messe hat damit schon begonnen.

Weitere Leistungen im Überblick

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Change-Kommunikation

Unternehmenskommunikation

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Krisenkommunikation

Coaching und Medientraining

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