Veranstaltungs-PR
Veranstaltungs-PR – Investment in den Kundenkontakt
Events sind – live, hybrid oder digital – die ideale Bühne für eine ganzheitliche Öffentlichkeitsarbeit. Egal, ob es um die Vorstellung von Produktneuheiten, die Inszenierung von Innovationen oder die Gelegenheit geht, mit Kunden und Partnern ins Gespräch zu kommen.
Genauso definieren wir bei dot.communications die PR-Betreuung Ihrer Veranstaltung: Wir kümmern uns um alles – vom inhaltlichen Konzept und dem Recruiting der Talkgäste, über die Einladung der Pressevertreter bis hin zum Location-Scouting und der passenden technischen Unterstützung.
Für die PR-Arbeit gilt: Nach dem Event ist vor dem Event
In der Event-PR müssen logistische und inhaltlichen Herausforderungen klug gemanaged werden. Wichtige Fragen bei der kommunikativen Vorbereitung von Messen, Kongressen und Events sind:
- In welchem Format findet die Veranstaltung statt? Nehmen Sie an einer regulären Messe mit eigenem Stand teil? Sind sie als Unternehmen Partner? Haben die Teilnehmer die Wahl vor Ort zu sein oder sich digital zuzuschalten?
- Wie sieht ein gelungener Rundown der (virtuellen) Veranstaltung aus?
- Gibt es Terminoptionen für Interviews und Gespräche?
- Wer führt die Teilnehmer über den Stand oder moderiert das Programm?
Event-PR beginnt viele Wochen vor dem Event!
Die Schwerpunkt-Themen der Messe oder des Events stehen fest, der Presseverteiler steht. Unsere Aufgabe ist es nun, die richtigen Multiplikatoren auf die Themen aufmerksam zu machen und sie dafür zu begeistern. Das bedeutet: Vorab-Telefonate führen, Interesse wecken, Termine vereinbaren.
Persönliche Gespräche gekoppelt mit strategischer Online-PR sorgen für nachhaltigen Erfolg in der Wahrnehmung Ihres Unternehmens.
Der Tag X: Greifen die PR-Maßnahmen?
Messe- und Kongress-Tage, die live stattfinden, sind Großkampftage. Der Auftrag: Kommunikation pur.
Der Countdown läuft ab dem frühen Morgen. Frühzeitig da sein, das Booking der Meeting-Räume checken und das Catering ein letztes Mal briefen.
Und dann beginnt der Marathon durch den Tag:
- Steter Blick auf den Terminkalender.
- Den Medien-Gast am Counter abholen.
- Journalist:innen und Unternehmenssprecher:innen vorstellen und kurz einleiten.
- Haben die Gäste schon die Unterlagen? Unbedingt übergeben.
- Immer den nächsten Termin schon im Blick haben.
Wissen die beiden Gesprächspartner:innen, Unternehmensvertreter:innen und Mediengast, dass der nächste Slot schon gebucht ist? Nicht zu sehr ins Plaudern kommen. Wenn der Terminkalender erstmal durcheinander ist, bekommen Sie ihn an diesem Tag nicht mehr sortiert.
Volle Konzentration: Messe bedeutet Krisen-Modus. Irgendetwas passiert immer. Und ganz wichtig: Als professionelle PR-Agentur begleiten wir im Rahmen unserer PR-Maßnahmen jedes Gespräch. Denn: Kein Interview ohne Nachfragen, die im Nachgang noch einmal fundiert beantwortet werden sollten. Auch das gehört zu einer nachhaltigen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Manchmal entsteht im Pressegespräch auch eine kleine Gesprächslücke. PR-Profis wie wir, sind geschult darin, keine kommunikativen Lücken entstehen zu lassen.
Viel Arbeit für die PR-Agentur – aber auch viel Spaß
Keine Sorge: Dynamische Veranstaltungstage sind für alle Beteiligten bei aller Hektik ein gewinnbringendes Ereignis. Keine andere Gelegenheit im Jahresterminkalender sorgt so kompakt für intensive Gespräche. Diese Zeit kann das Netzwerk gewaltig vergrößern. Jede Unterhaltung, jede ausgetauschte Visitenkarte, jeder neue Social Media-Kontakt bei LinkedIn oder Xing trägt dazu bei. Die PR-Agentur sorgt dafür, dass kein Kontakt verloren geht. Auch das gehört zum Full-Service. Denn jedes gute Gespräch kann der Grundstein sein für ein gutes Geschäft
Nach der Veranstaltung: Die Pressearbeit ist noch lange nicht zu Ende
Der Messestand – abgebaut. Das Teams-Meeting – beendet. Die Arbeit – noch längst nicht zu Ende. Was hat es gebracht? Wie viele Gespräche wurden geführt? Wie viele Clippings wurden generiert? Wie viele Nachfolge-Kontakte mit konkreten Interviews oder Hintergrundgesprächen wurden vereinbart? Welcher Kontakt braucht im Nachgang noch Informationen?
Und nicht zu vergessen: Welche Learnings ziehen wir daraus?
Noch hat es keine Veranstaltung gegeben, die zu 100 Prozent perfekt gelaufen ist. Aber es gibt beispielsweise Erkenntnisse, welche relevanten Medien beim nächsten Termin wichtig sein könnten. Die Pressearbeit für die nächste Veranstaltung hat damit schon begonnen.
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