DR. KADE digitalisiert indirekte Beschaffung und setzt auf E-Procurement-Anbieter simple system

München, 15. Oktober 2020: Die DR. KADE Pharmazeutische Fabrik GmbH aus Berlin hat ihren Einkauf digitalisiert und deckt ihre indirekten Bedarfe seit kurzem über die E-Procurement-Plattform simple system. Ziel dieser digitalen Transformation war es, die Beschaffung einfacher, transparenter und letztendlich auch deutlich effizienter und kostengünstiger zu machen.

Statt von jeder Abteilung autark über die verschiedensten Kanäle – Fax, Anruf, E-Mail, Formular – werden Bestellungen bei DR. KADE heute gebündelt über simple system getätigt. Die Multilieferantenplattform bietet ein Gesamtsortiment mit über 80 Millionen Artikeln 750 führender Lieferanten. Darüber hinaus können auch individuelle strategische Partner und Lieferanten eingebunden werden – eine Funktion, die auch DR. KADE für sich nutzt. „Rund 85 Prozent unseres indirekten Bedarfs können wir über die angebundenen Lieferanten auf der simple system-Plattform abbilden. Als Pharmaunternehmen benötigen wir zum Teil aber auch sehr spezielle Produkte, so dass uns die Option, einen eigenen ‚Inhouse Katalog‘ mit unseren spezifischen Artikeln und Dienstleistungen anzulegen, sehr entgegen kommt“, erläutert Patrick Oelfke, bei DR. KADE verantwortlich für den strategischen Einkauf.

Die E-Procurement-Lösung simple system kann direkt an das unternehmenseigene ERP-System angeschlossen werden, damit Bestellungen auch sofort buchhalterisch erfasst und nachverfolgt werden können. DR. KADE nutzt eine Version, bei der nach der Eingabe über die Plattform Daten an das Warenwirtschafts- bzw. ERP-System transferiert werden. Nach dem Anlegen der Bestellauslösung (inkl. kundenspezifischer Bestellnummernvergabe) und der Genehmigung im ERP-System wird die Bestellung automatisiert über simple system an den Lieferanten übermittelt. „Der ganze Prozess ist deutlich schneller und umkomplizierter geworden“, erläutert Patrick Oelfke. „Rechnungen haben nun automatisch einen Bestellbezug – somit ist eindeutig nachvollziehbar, wer was wann bestellt hat.“

Dabei muss die Beschaffung nicht ausschließlich über den Einkauf erfolgen – Bedarfsträger in den Fachabteilungen können nach einer entsprechenden Rechtevergabe auch direkt über simple system ordern. Bei DR. KADE sind mittlerweile 44 User aus verschiedenen Fachabteilungen an das System angebunden und decken ihre Bedarfe aus den für sie freigegebenen Katalogen. „Wir haben uns bewusst entschieden, vielen Mitarbeitern den Zugriff auf die Beschaffungsplattform zu erteilen, denn wer sieht, was ein Artikel kostet, fängt an, unternehmerisch zu denken,“ so Patrick Oelfke.

Patrick Weilerswist, Head of Business Development bei simple system: „Jede Branche hat spezielle Anforderungen in der indirekten Beschaffung. Gerade in der Pharmaindustrie fallen sehr viele Einweg-Produkte wie Pipetten, Lösungsmittel, Handschuhe oder Masken an – hier lohnt es sich also wirklich, Bedarfe zu bündeln, das Effizienzpotenzial ist hoch.“

Mit mehr als 130 Jahren Erfahrung in der Arzneimittelentwicklung und -produktion ist DR. KADE eines der führenden Pharmaunternehmen in den Bereichen Gynäkologie, Proktologie und Gastroenterologie in Deutschland. Ein weiteres Kompetenzfeld ist die Herstellung von Vitamin-Präparaten. DR. KADE setzt seit jeher auf Qualität „Made in Germany“ und produziert jährlich 11 Millionen Packungen an Arzneimitteln und Gesundheitsprodukten, die in über 20 Länder weltweit exportiert werden.